Периодичность каждый выбирает для себя сам, кто-то делает это раз в неделю, кто-то раз в месяц, кому как удобнее.
1. Составьте список того, что нужно сделать
Возьмите бумагу и ручку, или откройте текстовый редактор на компьютере, и запишите туда все те дела, которыми вам необходимо заняться. Потом отложите этот список на несколько минут и отвлекитесь от него.
Основную работу вы уже проделали, вы перечислили все, что вас в данный момент волнует. Спустя время вновь взгляните на ваш список, теперь уже критически. Подумайте о тех настоящих причинах, которые могут помешать вам выполнить те дела, которые есть в вашем списке.
2. Вычеркните лишнее
Снова перечитайте ваш список. Задайте себе вопрос, а действительно ли вот эти книги помогут вам в реализации ваших карьерных амбиций? Все, что нецелесообразно, должно быть исключено из списка. Есть более важные дела, которые стоят потраченного времени.
3. Используйте «правило двух минут»
Если вы хоть немного знакомы с тайм-менеджментом, то наверняка слышали о таком правиле. А если не знакомы, то я вам о нем расскажу. Это правило говорит о том, что все вопросы и дела, для решения которых нужно не более двух-пяти минут, должны быть решены и выполнены сразу, и удалены из списка дел.
Помыть посуду, передвинуть кресло или покормить свою любимую собаку – это те дела, которые можно, в среднем, успеть сделать всего за пять минут. В итоге, за полчаса вы сможете сделать порядка 6-10 подобных дел!
4. Съешьте «лягушку» — узнайте, каково это быть французом
На самом деле, следующий совет не имеет отношения ни к Франции, ни к французской гастрономии. Возьмите свой список дел и отметьте в нем зеленым цветом те пункты, выполнению которых вам помешала ваша лень. Это окажутся те дела, выполнение которых доставляет вам наибольший дискомфорт и поэтому вы их постоянно откладываете.
В терминологии тайм-менеджмента — это «лягушки». А самое подходящее время, чтобы «съесть лягушку», говоря по-русски, заняться самым нелюбимым, но все же важным делом, это утро.
Скажем, вам нужно написать статью или коммерческое предложение или просто деловое письмо, не важно. Представьте, как вы это делаете. Прочувствуйте весь этот процесс, после чего просто сделайте это и весь остаток дня вы сможете заниматься гораздо более приятными вещами с чувством выполненного долга.
5. Поделите «слона»
В этом совете не пойдет речь о больших серых обитателях саванны. Но, так как слоны – это животные большие и тяжелые, трудные и серьезные дела в тайм-менеджменте решили назвать «слонами». Как же легче всего справиться со слоном? А попробуйте его поделить.
Поделить «слона» значит разделить большое сложное дело на несколько маленьких частей. Чем меньше и проще будут дела, тем быстрее вы их выполните. Как думаете, что будет легче воспринять вашему сознанию: пять больших и сложных или двадцать простых дел, каждое из которых можно сделать за пять минут?
Помните, возвращаться к выполнению таких небольших дел нужно всегда, как только у вас появляется свободное время. Например, вы изучаете испанский язык. Утром вы можете выучить несколько грамматических правил, днем – 15 новых слов, а уже вечером составить пять предложений с этими новыми словами, используя выученную грамматику. Не успеете и оглянутся, как вы уже сможете поддерживать разговор с вашими зарубежными партнерами.
6. Хвалите себя
Что же может еще так воодушевить и порадовать, как длинный перечень дел, которые вы довели до конца. Так что, выполнив дело и его вычеркнуть его из списка, не забудьте обязательно себя похвалить. Энтузиазм всегда растет, когда за всеми тяготами выполнения трудных задач будет стоять приятное поощрение: шопинг, поход в кино или вкусный ужин в приятной компании.
7. Подводите итоги
Нужно регулярно выделять некоторое время на подведение итогов. Периодичность каждый выбирает для себя сам, кто-то делает это раз в неделю, кто-то раз в месяц, кому как удобнее удобнее. Вы сможете отметить, что многое из запланированного уже выполнено, часть «лягушек» исчезли, а несколько «слонов» стали вдвое меньше. Это повод еще раз себя похвалить и добавить новые дела в свой список.